Phiếu nhập kho là chứng từ quan trọng trong hệ thống quản lý kho và kế toán của doanh nghiệp. Việc lập, sử dụng và lưu trữ phiếu nhập hàng vào kho đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa, vật tư, tài sản của doanh nghiệp.
Nội dung
Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận số lượng, giá trị hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ khi được nhập vào kho. Chứng từ này thường do bộ phận kho hoặc kế toán kho lập ngay sau khi nhận hàng và được lưu trữ để đối chiếu khi cần thiết.
Theo quy định tại Thông tư 200 và 133 của Bộ Tài chính, phiếu nhập hàng vào kho là tài liệu bắt buộc trong hoạt động kế toán, giúp phản ánh chính xác tình hình nhập xuất hàng hóa và phục vụ công tác kiểm kê định kỳ.
Vai trò quan trọng của mẫu phiếu nhập kho
Phiếu nhập hàng vào kho đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động quản lý kho hàng và kế toán của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Ghi nhận thông tin nhập kho: Phiếu nhập kho lưu lại các thông tin chi tiết như số lượng, loại hàng hóa, ngày nhập, nguồn gốc hàng hóa, giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình nhập hàng.
- Kiểm soát hàng hóa: Nhờ phiếu nhập hàng vào kho, doanh nghiệp có thể theo dõi lượng hàng hóa nhập vào kho, từ đó quản lý tồn kho hiệu quả, tránh thất thoát hoặc sai lệch.
- Cơ sở cho kế toán: Đây là chứng từ quan trọng để hạch toán giá trị hàng hóa nhập kho vào sổ sách kế toán, đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
- Quản lý trách nhiệm: Phiếu nhập kho giúp xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan như người giao hàng, người nhận hàng và thủ kho trong quá trình nhập hàng.
>>>> Xem thêm: Các loại phiếu xuất kho thông dụng
Nội dung trên một tờ mẫu phiếu nhập kho chuẩn
Một mẫu phiếu chuẩn cần bao gồm các thông tin sau để đảm bảo đầy đủ và hợp lệ:
- Tên doanh nghiệp: Tên công ty hoặc tổ chức sở hữu kho hàng.
- Số phiếu: Số thứ tự của phiếu nhập kho, dùng để tra cứu và quản lý.
- Ngày nhập kho: Ngày thực hiện việc nhập hàng vào kho.
- Thông tin người giao hàng: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của cá nhân hoặc đơn vị giao hàng.
- Thông tin người nhận hàng: Tên và chữ ký của người nhận hàng, thường là thủ kho.
- Chi tiết hàng hóa:
- Tên hàng hóa.
- Mã hàng (nếu có).
- Đơn vị tính (cái, kg, thùng).
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
- Các thông tin bổ sung như lô hàng, hạn sử dụng (nếu áp dụng).
- Tổng giá trị nhập kho: Tổng số tiền của toàn bộ hàng hóa nhập kho.
- Chữ ký của các bên liên quan: Bao gồm người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, và kế toán trưởng (nếu cần).
- Tham khảo thêm mẫu kệ kho hàng đẹp, độ bền cao
Quy trình lập và lưu trữ phiếu nhập kho
Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định, quy trình lập và lưu trữ phiếu nhập hàng vào kho thường bao gồm các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra hàng hóa
Khi nhận hàng, thủ kho hoặc người phụ trách kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa so với hóa đơn hoặc chứng từ kèm theo.
Bước 2: Lập phiếu nhập kho
Sau khi hoàn tất kiểm tra, thủ kho hoặc kế toán tiến hành lập phiếu nhập hàng vào kho dựa trên kết quả thực tế. Phiếu cần ghi đầy đủ thông tin như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, ngày nhập và các thông tin liên quan.
Bước 3: Ký xác nhận
Mẫu phiếu nhập kho phải được ký xác nhận bởi các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp. Thông thường, người giao hàng, người nhận hàng (thủ kho) và người lập phiếu sẽ ký vào phiếu.
Chữ ký xác nhận đóng vai trò như một cam kết về tính chính xác của thông tin và là cơ sở đối chiếu khi cần thiết.
Bước 4: Lưu trữ phiếu
Phiếu nhập kho hàng thường được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại kho để theo dõi.
- Liên 2: Gửi cho bộ phận kế toán để hạch toán.
- Liên 3: Gửi cho bộ phận liên quan (nếu có).
Bước 5: Cập nhật sổ sách
Sau khi nhận phiếu, bộ phận kế toán sẽ cập nhật thông tin vào sổ sách kế toán và hệ thống quản lý kho. Đồng bộ dữ liệu giữa thực tế và sổ sách, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho, phục vụ các báo cáo tài chính và kiểm kê định kỳ.
>>>> Xem thêm: 5 bước trong quy trình nhập kho chi tiết và đạt chuẩn nhất
Tải phiếu nhập kho theo thông tư 200 miễn phí
Tải phiếu theo thông tư 200 mới nhất và hoàn toàn miễn phí tại đây:
Phiếu nhập kho không chỉ là một chứng từ đơn thuần mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả, minh bạch trong kế toán và rõ ràng về trách nhiệm. Việc hiểu rõ định nghĩa, vai trò, nội dung, quy trình lập phiếu nhập hàng trong kho và sử dụng mẫu chuẩn theo quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp vận hành kho hàng một cách chuyên nghiệp và chính xác.
