Nhập kho không chỉ là bước đưa hàng hóa vào kho mà còn là mắt xích quan trọng quyết định sự trơn tru của toàn bộ chuỗi cung ứng. Một quy trình nhập kho chặt chẽ, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chính xác, tối ưu thời gian, giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu quả vận hành. Vậy làm thế nào để thiết lập một quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với từng mô hình kinh doanh? Nhập kho là gì? One Tech Group sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc.
Nội dung
Nhập kho là gì?
Nhập kho là quá trình đưa hàng hóa, nguyên vật liệu vào kho, đảm bảo đầy đủ số lượng, chất lượng trước khi lưu trữ hoặc đưa vào sản xuất. Đây là khâu quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho chính xác, hạn chế thất thoát và đảm bảo nguồn cung ứng ổn định.
Quy trình nhập kho không chỉ dừng lại ở việc tiếp nhận hàng mà còn bao gồm kiểm tra, phân loại, lập chứng từ và sắp xếp vào vị trí thích hợp. Khi được thực hiện bài bản, nhập kho giúp tối ưu không gian lưu trữ, đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng và nâng cao hiệu quả quản lý kho bãi.
Quy trình nhập kho chi tiết, đạt chuẩn hiện nay
Quy trình nhập kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ từ khâu tiếp nhận đến lưu trữ. Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát, sai sót và tối ưu hoạt động quản lý kho.
Tiếp nhận sản phẩm từ nhà cung cấp
Bước đầu tiên trong quy trình nhập kho là tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc bộ phận mua hàng. Quá trình này cần đảm bảo hàng hóa đến đúng thời gian, địa điểm và phù hợp với đơn đặt hàng.
Các bước thực hiện:
- Nhận thông báo về lô hàng sắp đến từ nhà cung cấp hoặc bộ phận thu mua.
- Kiểm tra giấy tờ kèm theo như hóa đơn, phiếu giao hàng, hợp đồng mua bán để xác nhận tính hợp lệ.
- Đối chiếu thông tin lô hàng với đơn đặt hàng đã được phê duyệt.
- Xác định không gian lưu trữ trong kho để chuẩn bị tiếp nhận hàng.
Lưu ý: Nếu phát hiện sai sót về chứng từ hoặc thông tin lô hàng không đúng, cần liên hệ ngay với nhà cung cấp để xử lý trước khi nhận hàng.
Kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm, hàng hóa
Sau khi tiếp nhận, bước kiểm tra hàng hóa là rất quan trọng để đảm bảo lô hàng đạt yêu cầu trước khi nhập kho.
Các bước thực hiện:
- Kiểm đếm số lượng thực tế so với phiếu giao hàng và đơn đặt hàng.
- Đánh giá chất lượng hàng hóa bằng mắt thường hoặc các phương pháp kiểm tra chuyên sâu tùy vào loại hàng.
- Phân loại hàng đạt tiêu chuẩn và hàng có vấn đề (hư hỏng, thiếu số lượng, sai mẫu mã).
- Nếu phát hiện sai sót, lập biên bản ghi nhận lỗi, chụp ảnh hàng hóa có vấn đề và gửi báo cáo cho bộ phận mua hàng hoặc nhà cung cấp để xử lý.
Lưu ý: Tránh nhập kho hàng hóa kém chất lượng vì sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và kinh doanh.
Lập phiếu nhập kho và cập nhật thông tin cần thiết
Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, thủ kho hoặc nhân viên phụ trách sẽ lập phiếu nhập kho để chính thức ghi nhận hàng hóa vào hệ thống.
Các bước thực hiện:
- Ghi nhận đầy đủ thông tin hàng hóa trên phiếu nhập kho: mã sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, tình trạng hàng, ngày nhập, nguồn gốc.
- Ký xác nhận từ các bên liên quan: thủ kho, kế toán kho, người giao hàng.
- Cập nhật thông tin nhập kho vào phần mềm quản lý hoặc sổ theo dõi kho.
Lưu ý: Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký để đảm bảo tính hợp lệ, tránh nhầm lẫn hoặc sai sót trong quản lý.
Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho
Sau khi lập phiếu nhập kho, hàng hóa cần được sắp xếp đúng vị trí để thuận tiện cho quá trình xuất kho sau này.
Các bước thực hiện:
- Xác định khu vực lưu trữ phù hợp với từng loại hàng hóa.
- Sử dụng các thiết bị hỗ trợ như xe nâng, kệ chứa hàng, pallet để sắp xếp hàng đúng tiêu chuẩn.
- Ghi nhãn hoặc mã vạch trên từng lô hàng để thuận tiện cho việc truy xuất.
- Kiểm tra lại sau khi lưu trữ để đảm bảo không có sai sót trong quá trình sắp xếp.
Lưu ý: Hàng hóa nên được sắp xếp theo nguyên tắc “Nhập trước – Xuất trước” (FIFO) để đảm bảo hàng tồn kho được luân chuyển hợp lý.
>>>> Xem thêm: Phiếu nhập kho là gì? Tải mẫu phiếu nhập kho hàng miễn phí
Hoàn tất nhập kho và bàn giao chứng từ
Sau khi hàng hóa được lưu trữ vào kho, các chứng từ liên quan cần được bàn giao và lưu trữ đúng quy trình để phục vụ công tác kiểm kê sau này.
Các bước thực hiện:
- Chuyển phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan cho bộ phận kế toán để ghi nhận vào hệ thống.
- Kiểm tra lại dữ liệu để đảm bảo số liệu nhập kho chính xác với thực tế.
- Lưu trữ hồ sơ nhập kho để phục vụ cho công tác kiểm kê và báo cáo tài chính.
Lưu ý: Chứng từ nhập kho cần được lưu trữ ít nhất 6 tháng đến 1 năm để đảm bảo tính minh bạch và phục vụ đối chiếu khi cần.
Quy trình nhập kho đạt chuẩn mang lại những lợi ích gì?
Kiểm soát số lượng, chất lượng sản phẩm
Quy trình nhập kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa ngay từ khâu tiếp nhận. Trước khi đưa vào lưu trữ, hàng hóa sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng, đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng để phát hiện sai lệch, hư hỏng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kịp thời xử lý vấn đề với nhà cung cấp, hạn chế tối đa rủi ro thất thoát, tránh tình trạng nhập nhầm hoặc nhập thiếu hàng hóa.
Tối ưu không gian lưu trữ và quản lý kho
Một quy trình nhập kho bài bản giúp sắp xếp hàng hóa theo đúng vị trí, phân loại rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất kho, kiểm kê và quản lý tồn kho. Việc bố trí hàng hóa hợp lý không chỉ tiết kiệm không gian mà còn giúp nhân viên kho dễ dàng tìm kiếm, xuất hàng nhanh chóng khi cần. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn, yêu cầu quản lý kho bãi chặt chẽ.
Hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh và sản xuất
Dữ liệu nhập kho đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tồn kho, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh và kế hoạch sản xuất phù hợp. Khi có số liệu chính xác về lượng hàng nhập, doanh nghiệp có thể tính toán nhu cầu bổ sung nguyên vật liệu, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa. Đồng thời, dữ liệu này cũng giúp bộ phận tài chính quản lý dòng tiền hiệu quả, tối ưu chi phí lưu kho và đặt hàng.
>>>> Xem thêm: 6 bước trong quy trình xuất kho tối ưu, đạt tiêu chuẩn
Như vậy qua bài viết này, chủ đầu tư đã biết được thêm thông tin về nhập kho là gì cũng như quy trình nhập kho chi tiết. Thực hiện quy trình nhập đúng cách giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, hạn chế thất thoát và đảm bảo hoạt động vận hành kho bãi hiệu quả. Từ khâu tiếp nhận, kiểm tra đến lưu trữ, mỗi bước đều cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa. Áp dụng công nghệ vào quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác, tối ưu không gian lưu trữ và cải thiện năng suất làm việc.
