Khi số lượng hàng hóa, đơn hàng và mã SKU ngày càng tăng, việc quản lý kho bằng sổ sách hoặc bảng tính mất rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Phần mềm WMS được sử dụng để hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, vị trí lưu trữ và các hoạt động nhập – xuất trong kho một cách khoa học hơn. Vậy WMS là gì, hoạt động như thế nào và mang lại những lợi ích gì? Xem ngay!
Phần mềm WMS là gì?
WMS là viết tắt của Warehouse Management System, có thể hiểu là hệ thống quản lý kho hàng. Phần mềm được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý các hoạt động diễn ra bên trong kho, từ khi hàng được tiếp nhận cho đến khi xuất khỏi kho.
Thông qua WMS, doanh nghiệp có thể quản lý nhiều thông tin như số lượng tồn kho, mã SKU, vị trí lưu trữ, lịch sử nhập – xuất và tình trạng xử lý đơn hàng.
Thay vì nhân viên phải ghi chép hoặc tìm kiếm hàng hóa thủ công, dữ liệu được tập trung trên một hệ thống. Điều này đặc biệt hữu ích với những kho có nhiều mã hàng, tần suất nhập xuất lớn hoặc yêu cầu quản lý vị trí hàng hóa chính xác.
Các chức năng chính nổi bật của phần mềm quản lý kho WMS
Tùy từng hệ thống, phần mềm WMS có thể được trang bị nhiều tính năng khác nhau. Tuy nhiên, một số chức năng thường gặp gồm:
Quản lý nhập và xuất hàng hóa
Khi hàng được đưa vào kho, WMS hỗ trợ ghi nhận thông tin về mã hàng, số lượng, thời gian nhập và các dữ liệu liên quan. Tương tự, khi xuất hàng, hệ thống cập nhật lại lượng tồn để doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát.
Phần mềm WMS quản lý vị trí lưu trữ
Một kho lớn có thể gồm nhiều khu vực, dãy kệ, tầng và ô chứa hàng. WMS thiết lập mã vị trí để xác định hàng hóa đang được lưu trữ ở đâu.
Ví dụ, một vị trí có thể được quy định theo cấu trúc Khu A – Dãy 03 – Tầng 02 – Ô 05. Nhân viên chỉ cần kiểm tra thông tin trên hệ thống để xác định khu vực cần đến thay vì tìm kiếm toàn bộ kho.
Theo dõi hàng tồn kho
Phần mềm WMS ghi nhận biến động hàng hóa sau các hoạt động nhập, xuất hoặc điều chuyển. Nhờ đó, người quản lý có thể theo dõi số lượng tồn của từng SKU và chủ động lên kế hoạch nhập hàng.
Hỗ trợ lấy hàng hóa
Khi có đơn xuất kho, hệ thống có thể cung cấp thông tin về vị trí của sản phẩm cần lấy. Điều này giúp nhân viên giảm thời gian tìm hàng, đặc biệt trong những kho có hàng trăm hoặc hàng nghìn mã SKU.
Quản lý barcode, QR code
Phần mềm WMS có thể kết hợp với barcode hoặc QR code để nhận diện hàng hóa và vị trí lưu trữ. Nhân viên sử dụng thiết bị quét mã để ghi nhận quá trình nhập, chuyển vị trí, kiểm kê hoặc xuất hàng.
Kiểm kê và báo cáo số liệu
Dữ liệu trên hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra lượng tồn kho, lịch sử nhập – xuất và các biến động hàng hóa. Từ đó, người quản lý có thêm cơ sở để đánh giá tình trạng vận hành của kho.
Quy trình hoạt động của phần mềm quản lý kho WMS
Một quy trình quản lý kho bằng phần mềm WMS có thể được hình dung đơn giản như sau:
Nhập hàng -> Kiểm tra -> Put-away -> Lưu trữ -> Nhận yêu cầu xuất -> Picking -> Đóng gói -> Xuất kho -> Cập nhật tồn
Trong đó:
- Nhập hàng: Hệ thống ghi nhận hàng hóa được đưa vào kho.
- Kiểm tra: Đối chiếu mã hàng, số lượng và các thông tin cần thiết.
- Put-away: Xác định vị trí phù hợp để đưa hàng lên kệ hoặc khu vực lưu trữ.
- Lưu trữ: Hàng được quản lý theo từng vị trí đã thiết lập.
- Nhận yêu cầu xuất: WMS tiếp nhận thông tin hàng cần xuất.
- Picking: Nhân viên đến đúng vị trí để lấy hàng.
- Đóng gói: Hàng được kiểm tra và đóng gói theo yêu cầu.
- Xuất kho: Hoàn thành thủ tục đưa hàng ra khỏi kho.
- Cập nhật tồn: Hệ thống ghi nhận lại số lượng hàng còn lại.
Nhờ quản lý xuyên suốt quá trình này, doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng hàng hóa được nhập hoặc xuất nhưng dữ liệu tồn kho không được cập nhật kịp thời.
Lợi ích khi doanh nghiệp triển khai phần mềm WMS
Giá trị của phần mềm WMS không chỉ nằm ở việc thay thế phương pháp ghi chép thủ công. Quan trọng hơn, hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức hoạt động kho theo một quy trình rõ ràng.
Một số lợi ích đáng chú ý gồm:
- Quản lý tồn kho thuận tiện: Dễ theo dõi số lượng và biến động của từng mã hàng.
- Giảm sai sót: Hạn chế nhầm mã hàng, vị trí hoặc số lượng trong quá trình nhập – xuất.
- Tìm hàng nhanh hơn: Nhân viên biết chính xác khu vực cần đến để lấy hàng.
- Tối ưu vị trí lưu trữ: Hàng hóa có thể được phân chia theo từng khu vực và đặc điểm vận hành.
- Hỗ trợ kiểm kê: Dữ liệu hàng hóa được tập trung giúp việc đối chiếu thuận tiện hơn.
- Quản lý nhiều SKU: Phù hợp với kho có số lượng chủng loại hàng hóa lớn.
- Hỗ trợ mở rộng kho: Khi quy mô hàng hóa tăng, doanh nghiệp có nền tảng quản lý rõ ràng hơn thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm của nhân viên.
Tuy nhiên, hiệu quả thực tế của WMS còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp xây dựng quy trình, chất lượng dữ liệu và cách tổ chức kho hàng.
Các loại phần mềm WMS được dùng phổ biến
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng một hệ thống WMS giống nhau. Tùy quy mô và mức độ tự động hóa của kho, có thể lựa chọn một số dạng phổ biến.
| Loại WMS | Đặc điểm | Phù hợp |
| WMS độc lập | Tập trung chủ yếu vào nghiệp vụ quản lý kho | Kho vừa và nhỏ |
| WMS tích hợp ERP | Dữ liệu kho liên kết với các hoạt động khác của doanh nghiệp | Doanh nghiệp có hệ thống quản trị tổng thể |
| Cloud WMS | Hoạt động trên nền tảng đám mây | Doanh nghiệp muốn triển khai linh hoạt |
| WMS tích hợp Barcode/QR | Quản lý hàng và vị trí bằng mã | Kho có nhiều SKU |
| WMS cho kho tự động | Có thể kết nối với thiết bị và hệ thống tự động hóa | Kho quy mô lớn, mức tự động hóa cao |
Với những kho hiện đại, phần mềm WMS còn có thể nằm trong một hệ sinh thái lớn hơn và kết nối với ERP, thiết bị quét mã, băng tải, AGV, AMR hoặc hệ thống lưu trữ và truy xuất hàng tự động.
Doanh nghiệp vì vậy nên lựa chọn phần mềm dựa trên quy mô kho, số lượng SKU, tần suất nhập xuất và mức độ tự động hóa thực tế, thay vì lựa chọn hệ thống có càng nhiều chức năng càng tốt.
Kệ kho hàng và mối quan hệ với phầm mềm WMS
Phần mềm quản lý kho WMS giải quyết vấn đề quản lý dữ liệu và luồng hàng, nhưng hàng hóa thực tế vẫn cần một hệ thống lưu trữ khoa học.
Ví dụ, WMS xác định một pallet nằm tại Dãy A – Kệ 05 – Tầng 03, thì ngoài kho cũng phải có hệ thống kệ kho công nghiệp và mã vị trí tương ứng. Nếu hàng hóa đặt lộn xộn, không phân khu hoặc thường xuyên thay đổi vị trí nhưng không cập nhật dữ liệu, việc ứng dụng phần mềm WMS sẽ khó đạt hiệu quả như mong muốn.
Do đó, khi xây dựng kho hàng, doanh nghiệp nên xem xét đồng thời phần mềm quản lý, layout kho, hệ thống kệ và thiết bị vận chuyển.
Tùy theo đặc điểm sản phẩm, doanh nghiệp có thể áp dụng:
- Kệ trung tải: Phù hợp hàng lấy thủ công, thùng carton và nhiều SKU nhỏ.
- Kệ Selective: Phù hợp kho pallet cần khả năng tiếp cận từng vị trí hàng hóa.
- Kệ Double Deep: Tăng mật độ lưu trữ pallet bằng cách bố trí hai hàng kệ sâu.
- Kệ Drive In: Thích hợp lưu trữ số lượng lớn pallet có đặc điểm tương đồng.
- Kệ VNA: Tận dụng chiều cao và thu hẹp lối đi để tăng sức chứa kho.
- Kệ Radio Shuttle: Hướng đến các kho pallet cần mật độ lưu trữ cao.
- Hệ thống AS/RS: Phù hợp định hướng xây dựng kho tự động với khả năng lưu trữ và truy xuất hàng bằng thiết bị tự động.
One Tech – cung cấp giải pháp kệ cho hệ thống kho hàng
Bên cạnh lựa chọn phần mềm WMS phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lưu trữ đáp ứng đúng tải trọng, kích thước hàng hóa và phương thức xuất nhập.
One Tech Group cung cấp nhiều dòng kệ kho từ kệ kho trung tải đến kệ công nghiệp như Selective, Double Deep, Drive In, VNA, Radio Shuttle… Tùy mặt bằng và nhu cầu lưu trữ, phương án kệ có thể được tính toán về kích thước, tải trọng, số tầng và cách bố trí lối đi.
Việc kết hợp phần mềm quản lý kho WMS với layout và hệ thống kệ được tổ chức khoa học giúp doanh nghiệp hình thành quy trình quản lý thống nhất giữa dữ liệu trên phần mềm và vị trí hàng hóa ngoài thực tế. Đây cũng là nền tảng quan trọng để kho từng bước nâng cao năng lực lưu trữ và hướng tới tự động hóa trong tương lai.
Có thể thấy, phần mềm WMS giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho, vị trí lưu trữ và hoạt động nhập – xuất một cách khoa học hơn. Tuy nhiên, để hệ thống vận hành hiệu quả, kho hàng cũng cần được bố trí hợp lý với hệ thống kệ phù hợp. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu xây dựng hoặc cải tạo kho, One Tech Group cung cấp đa dạng giải pháp kệ từ trung tải đến kệ công nghiệp, hỗ trợ thiết kế layout, sản xuất và lắp đặt theo mặt bằng thực tế. Liên hệ One Tech để được tư vấn phương án lưu trữ phù hợp cho từng mô hình kho.
