Thông tư 09/2007/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành đưa ra những quy định cụ thể về tiêu chuẩn thiết kế kho lưu trữ hồ sơ, chủ yếu áp dụng cho các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo tài liệu được bảo quản an toàn, khoa học và lâu dài.
Tuy nhiên, không chỉ các đơn vị nhà nước mới cần quan tâm, mà ngay cả các doanh nghiệp tư nhân hay tổ chức ngoài công lập cũng hoàn toàn có thể tham khảo và áp dụng những tiêu chuẩn này. Việc thiết kế kho lưu trữ đúng chuẩn không chỉ giúp bảo vệ tài liệu, phòng tránh rủi ro hư hỏng, thất lạc mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý thông tin, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiện đại.
Nội dung
Tiêu chuẩn thiết kế kết cấu hạ tầng kho lưu trữ hồ sơ
Diện tích sàn xây dựng: Diện tích sàn của kho bảo quản tài liệu được tính dựa trên số lượng mét giá tài liệu cần lưu trữ. Công thức tính như sau: Diện tích sàn kho = Số mét giá tài liệu cần bảo quản/5. Nghĩa là cứ mỗi 5 mét giá tài liệu thì cần 1m² diện tích sàn để bố trí hợp lý, đảm bảo lối đi và không gian sử dụng trong kho.
1. Diện tích lưu trữ và hướng cửa: Mỗi kho lưu trữ tài liệu có diện tích tối đa 200m², bao gồm cả khu vực để giá, lối đi giữa các giá, lối đi đầu giá và lối đi chính. Khi bố trí cửa ra vào, cần tránh hướng Tây để hạn chế tác động của ánh nắng mặt trời gây nóng và ảnh hưởng đến việc bảo quản.
2. Kết cấu: Kết cấu kho phải được xây dựng chắc chắn, có khả năng chịu được động đất trên 7 độ richter và chống được bão trên cấp 12. Điều này giúp an toàn cho toàn bộ tài liệu trong những tình huống thiên tai.
3. Tải trọng sàn: Sàn kho cần có khả năng chịu tải tối thiểu 1700kg/m² khi sử dụng giá cố định, hoặc 2400 kg/m² khi sử dụng giá di động. Đây là yêu cầu quan trọng để chắc chắn sự an toàn và ổn định cho toàn bộ hệ thống giá tài liệu.
4. Nền kho: Nền của kho phải được xử lý chống mối, làm bằng phẳng, có khả năng chịu ma sát tốt và không gây bụi trong quá trình sử dụng. Yếu tố này góp phần kéo dài tuổi thọ của kho và bảo vệ cho tài liệu sạch sẽ.
5. Tường kho: Tường bao và tường ngăn giữa các kho phải đạt tiêu chuẩn chịu lửa cấp 1, nghĩa là không bị sập trong ít nhất 4 giờ cháy. Có thể lựa chọn thiết kế hai lớp tường, cách nhau 1,2m để tạo hành lang chống nóng và nắng, hoặc thiết kế một lớp tường với độ dày tối thiểu 0,6m.
6. Mái kho: Mái được thiết kế hai lớp gồm lớp trong là bê tông cốt thép đổ tại chỗ, lớp ngoài bằng vật liệu cách nhiệt. Giữa hai lớp mái cần có khoảng hở tối thiểu 1m để tạo sự thông thoáng. Mái cũng nên có độ dốc khoảng 5% để thoát nước mưa dễ dàng.
7. Chiều cao tầng: Tầng kho phải có chiều cao thông thủy ít nhất 2,4m. Tầng giáp mái chống nóng cần cao khoảng 3,6m. Ngoài ra, tầng hầm được thiết kế để chống ẩm, chống mối và thông gió, có chiều cao từ 2,1m đến 2,4m.
8. Cửa kho: Cửa ra vào và cửa thoát hiểm phải làm từ vật liệu chống cháy, rộng ít nhất 1m, mở theo chiều từ trong ra ngoài và khe hở với mặt nền không vượt quá 5mm. Với các kho có điều hòa, cửa phải được thiết kế để chống thất thoát nhiệt. Cửa sổ có diện tích khoảng 1/10 diện tích tường, bố trí đối xứng, có khả năng chống đột nhập, bụi, côn trùng, ánh nắng trực tiếp, đồng thời vẫn đảm bảo ánh sáng và thông gió tự nhiên khi cần.
9. Giao thông dọc trong kho: Hệ thống giao thông dọc bao gồm cầu thang chính và cầu thang thoát hiểm, trong đó cầu thang thoát hiểm có chiều rộng từ 1,5m đến 2m và được bố trí ở đầu khu vực kho. Đối với kho có từ hai tầng trở lên, cần lắp đặt thang máy chuyên dụng để vận chuyển tài liệu, tải trọng từ 500 – 800kg. Thang máy phải được bao quanh bằng tường chịu lửa tối thiểu 4 giờ, thùng thang có kích thước 1,5m x 1,8m và cửa mở rộng ít nhất 1,2m.
Tiêu chuẩn thiết kế kho lưu trữ hồ sơ khu vực phụ
Ngoài khu bảo quản tài liệu, một kho lưu trữ còn cần có các khu vực phụ trợ như khu xử lý nghiệp vụ, khu hành chính, khu lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu phục vụ công chúng. Trong đó, tổng diện tích của khu xử lý nghiệp vụ, khu hành chính và khu lắp đặt thiết bị kỹ thuật phải bằng tối thiểu 50% diện tích sàn kho bảo quản tài liệu. Riêng khu vực phục vụ công chúng cần có diện tích tối thiểu bằng với diện tích sàn kho bảo quản tài liệu.
1. Khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ: Khu vực này thường bố trí gần kho bảo quản để thuận tiện trong quá trình xử lý. Không gian bên trong được bố trí với nhiều phòng chức năng:
- Phòng tiếp nhận tài liệu thuận lợi cho vận chuyển, có giá để, thiết bị vệ sinh và phương tiện di chuyển tài liệu.
- Phòng khử trùng tài liệu thiết kế phù hợp cho khử trùng bằng đông lạnh hoặc hút chân không.
- Phòng chỉnh lý tài liệu bố trí gần phòng tiếp nhận và phòng lưu trữ tài liệu hết giá trị, có thiết bị phù hợp từng loại tài liệu.
- Phòng khử axit.
Ngoài ra còn có phòng để tài liệu hết giá trị gần đường vận chuyển; các phòng tu bổ, phục chế (thông thoáng, đủ sáng, có hệ thống cấp thoát nước nóng lạnh) và các phòng lập bản sao bảo hiểm như chụp microfilm, tráng rửa, kiểm tra (có hệ thống nước và xử lý nước thải).
2. Khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật: Khu vực này dành để bố trí các hệ thống kỹ thuật quan trọng như điều hòa trung tâm, hệ thống giám sát, theo dõi và thiết bị xử lý trong trường hợp xảy ra cháy, nổ hoặc sự cố an toàn khác.
3. Khu hành chính: Gồm các phòng làm việc phù hợp với quy mô của đơn vị lưu trữ. Trong đó có các phòng chức năng như phòng làm việc hành chính, phòng họp, phòng khách, phòng bảo vệ an ninh. Ngoài ra, còn có nhà xe dành cho công chức và độc giả, cùng các công trình phụ trợ như cổng, tường rào, trạm điện, bể nước, khu vệ sinh, vườn hoa và cây cảnh.
4. Khu vực phục vụ công chúng: Khu vực này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu tra cứu, học tập và tham khảo của độc giả. Các phòng chức năng gồm:
- Phòng đọc chung 5m²/người, ít cột, cách âm, thông gió, đủ ánh sáng, có công cụ tra cứu.
- Phòng đọc đặc biệt cho tài liệu nghe nhìn, microfilm, đối tượng chuyên biệt.
- Phòng bảo quản tạm tài liệu gần phòng đọc, giữ tài liệu đang sử dụng dở.
- Phòng sao chụp gần phòng đọc.
- Phòng hội nghị tổ chức hội thảo, chiếu phim, có âm thanh, màn hình, bàn ghế di động.
- Phòng trưng bày – triển lãm diện tích rộng, chiếu sáng cố định và di động, bố trí pano không bắt lửa, tháo lắp linh hoạt.
- Phòng gửi tư trang gần lối ra vào, phòng đọc, phòng trưng bày và khu bảo vệ an ninh.
Tiêu chuẩn thiết kế hệ thống kỹ thuật kho chứa hồ sơ
Để bảo đảm an toàn và vận hành hiệu quả, kho lưu trữ tài liệu cần được thiết kế hệ thống kỹ thuật đồng bộ, bao gồm điện, cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy, giao thông nội bộ…
1. Hệ thống điện: Hệ thống điện trong kho được lắp đặt riêng biệt cho chiếu sáng trong kho và hệ thống bảo vệ bên ngoài. Mỗi tầng và toàn kho đều có thiết bị đóng, ngắt điện chung. Toàn bộ đường điện phải được thiết kế, lắp đặt theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn điện, nhằm giảm thiểu rủi ro chập cháy.
2. Hệ thống cấp, thoát nước: Phải bố trí riêng biệt, tuyệt đối không đặt thiết bị cấp nước trên tầng mái hoặc tầng trên của kho để tránh rò rỉ. Đường ống dẫn nước cần đảm bảo kín, không rò rỉ và không đi xuyên qua các phòng bảo quản tài liệu. Riêng hệ thống thoát nước phải được thiết kế để tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và tường, nhằm hạn chế nguy cơ ẩm mốc cho tài liệu.
3. Phòng cháy, chữa cháy và chống nổ: Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy và hệ thống chống sét. Xung quanh kho cần có đường cho xe cứu hỏa đi lại, cùng hệ thống cấp nước phục vụ chữa cháy. Trong khu vực bảo quản tài liệu, chỉ được phép sử dụng bình chữa cháy bằng khí hoặc bột để tránh làm hư hại tài liệu. Tất cả trang thiết bị phòng cháy chữa cháy phải đáp ứng tiêu chuẩn do Nhà nước ban hành, đồng thời bản thiết kế thi công kho lưu trữ cần được cơ quan chuyên môn phê duyệt.
4. Giao thông giữa các khu vực: Lối đi giữa các khu vực trong kho phải bảo đảm thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu, phục vụ công chúng nghiên cứu tài liệu, đặc biệt phải có giải pháp hỗ trợ người khuyết tật. Hệ thống giao thông cũng phải đáp ứng yêu cầu an toàn khi xảy ra sự cố, cháy nổ. Đường đi dành cho độc giả được bố trí riêng, tách biệt với đường vận chuyển tài liệu để tránh chồng chéo.
5. Yêu cầu về môi trường trong kho: Đối với tài liệu giấy, nhiệt độ trong kho phải duy trì ở mức 20°C (± 2°C) và độ ẩm 50% (± 5%). Với tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa, yêu cầu nghiêm ngặt hơn: nhiệt độ 16°C (± 2°C) và độ ẩm 45% (± 5%). Độ chiếu sáng trong kho bảo quản nằm trong khoảng 50 – 80 lux. Nồng độ các loại khí độc phải được kiểm soát: SO₂ dưới 0,15 mg/m³, NO₂ khoảng 0,1 mg/m³ và CO₂ dưới 0,15 mg/m³. Ngoài ra, kho cần có chế độ thông gió tốt, với tốc độ lưu thông không khí khoảng 5m/giây.
6. Thiết bị bảo vệ và bảo quản tài liệu: Kho lưu trữ phải được trang bị hệ thống bảo vệ hiện đại, bao gồm camera giám sát, thiết bị báo động, hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động, cũng như thiết bị chống đột nhập. Bên cạnh đó, các thiết bị bảo quản cần thiết như giá, hộp, tủ tài liệu (theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước), máy điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm, hệ thống thông gió, quạt điện… cũng phải được bố trí đầy đủ nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
4. Tiêu chuẩn chọn kệ lưu trữ hồ sơ và bố trí kệ
1. Các loại kệ phù hợp: Tùy theo nhu cầu bảo quản, đơn vị có thể lựa chọn các loại kệ lưu trữ sau:
- Kệ V lỗ: linh hoạt, dễ lắp ráp, phù hợp lưu trữ tài liệu có khối lượng vừa và nhỏ.
- Kệ V cài: chắc chắn hơn, khả năng chịu tải cao, phù hợp cho tài liệu lưu trữ lâu dài.
- Kệ sắt trung tải: thiết kế bền vững, chịu lực tốt, thích hợp cho kho có số lượng tài liệu lớn.
2. Tiêu chuẩn bố trí giá để tài liệu: Trong kho lưu trữ, giá kệ để tài liệu cần được bố trí khoa học để thuận tiện cho việc bảo quản và tra cứu:
- Giá thường được lắp thành hàng hai mặt, chiều dài mỗi hàng không quá 10m.
- Các hàng giá đặt vuông góc với cửa sổ, cách tường từ 0,4 – 0,6m để đảm bảo thông thoáng và tránh ánh sáng chiếu trực tiếp.
- Lối đi giữa các hàng giá có chiều rộng 0,7 – 0,8m, trong khi lối đi ở hai đầu giá rộng 1,2 – 1,4m, tạo không gian đủ rộng cho việc di chuyển và vận chuyển tài liệu.
3. One Tech Group cung cấp giải pháp kệ lưu trữ tối ưu
One Tech Group là đơn vị chuyên cung cấp các loại kệ sắt chất lượng cao, đạt chuẩn lưu trữ, với đa dạng mẫu mã và kích thước. Kệ của One Tech Group được thiết kế bền chắc, chống gỉ sét, đảm bảo an toàn cho tài liệu trong thời gian dài. Nhờ vậy, khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn giải pháp kệ lưu trữ phù hợp với từng quy mô kho và nhu cầu sử dụng.
Trên đây là những tiêu chuẩn thiết kế kho lưu trữ hồ sơ quan trọng giúp doanh nghiệp và tổ chức đảm bảo tối ưu không gian, tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu. Sau khi hoàn thiện thiết kế kho, nếu Quý khách hàng đang có nhu cầu mua kệ lưu trữ hồ sơ chất lượng, bền bỉ và phù hợp với từng không gian sử dụng, hãy liên hệ ngay đến One Tech Group để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
