Với số lượng hàng hóa và đơn hàng ngày càng lớn, doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ quy trình quản lý kho rõ ràng để kiểm soát từng khâu, hạn chế thất thoát và giảm sai lệch tồn kho. Một quy trình phù hợp còn giúp nhân viên biết chính xác công việc cần thực hiện, hàng hóa đang ở đâu và số lượng thực tế còn bao nhiêu. Vậy để tìm hiểu chi tiết về quy trình quản lý kho hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây!
Sơ đồ quy trình quản lý kho tổng quát
Tùy loại hàng hóa, quy mô kho và phương thức vận hành, mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình riêng. Tuy nhiên, một sơ đồ quy trình quản lý kho cơ bản thường có thể khái quát như sau:
Tiếp nhận hàng -> Kiểm tra -> Nhập kho -> Phân loại và lưu trữ -> Quản lý tồn kho -> Nhận yêu cầu xuất -> Soạn và kiểm tra hàng -> Xuất kho -> Cập nhật dữ liệu
Quy trình này tạo thành một chuỗi liên tục từ khi hàng được đưa vào kho đến khi được xuất đi. Mỗi công đoạn đều cần có người phụ trách, chứng từ và dữ liệu đi kèm để dễ dàng kiểm tra khi xảy ra sai lệch.
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra chất lượng
Khi hàng được vận chuyển đến kho, bộ phận phụ trách tiếp nhận và đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu giao hàng hoặc chứng từ liên quan.
Việc kiểm tra thường tập trung vào số lượng, mã hàng, quy cách, tình trạng bao bì, chất lượng và hạn sử dụng nếu có. Những sản phẩm bị hư hỏng, giao sai mã hoặc thiếu số lượng cần được ghi nhận ngay trước khi nhập kho.
Đây là bước quan trọng để ngăn hàng hóa không đạt yêu cầu đi vào hệ thống lưu trữ, từ đó hạn chế phát sinh sai lệch ở các công đoạn sau.
Bước 2: Thực hiện thủ tục nhập kho
Sau khi hàng hóa đạt yêu cầu kiểm tra, nhân viên tiến hành lập phiếu nhập và ghi nhận thông tin vào sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho.
Thông tin cập nhật gồm mã SKU, tên hàng, số lượng, lô hàng, ngày nhập, hạn sử dụng, nhà cung cấp và vị trí dự kiến lưu trữ.
Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm WMS hoặc mã vạch, dữ liệu có thể được cập nhật ngay khi nhân viên quét mã hàng. Nhờ đó, lượng tồn kho trên hệ thống được điều chỉnh nhanh chóng và giảm thao tác nhập liệu thủ công.
Bước 3: Phân loại và sắp xếp hàng vào vị trí
Hàng sau khi nhập không nên đặt vào bất kỳ vị trí trống nào. Kho cần có nguyên tắc phân khu và mã hóa vị trí cụ thể.
Doanh nghiệp có thể phân loại theo nhóm sản phẩm, SKU, kích thước, tải trọng, tốc độ luân chuyển hoặc điều kiện bảo quản. Hàng xuất thường xuyên nên được bố trí tại khu vực thuận tiện lấy hàng, trong khi hàng ít luân chuyển hãy đặt ở vị trí xa hơn hoặc trên tầng cao.
Đồng thời, hệ thống kệ kho hàng nên phù hợp với tải trọng, kích thước và phương thức xuất nhập hàng để tận dụng không gian lưu trữ mà vẫn đảm bảo thuận tiện vận hành.
Bước 4: Theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho
Sau khi hàng được đưa vào vị trí, doanh nghiệp liên tục theo dõi lượng nhập, xuất và tồn.
Các thông tin quan trọng bao gồm tồn kho thực tế, tồn kho tối thiểu, hàng sắp hết, hàng tồn lâu, hàng cận hạn và tốc độ luân chuyển của từng SKU.
Doanh nghiệp cũng có thể phân loại tồn kho theo phương pháp ABC. Trong đó, nhóm A thường là hàng có giá trị cao – kiểm soát chặt chẽ; nhóm B – mức độ quan trọng trung bình và nhóm C – giá trị thấp hơn hoặc số lượng lớn.
Quản lý tốt bước này giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch nhập hàng, hạn chế tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.
Bước 5: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho
Quy trình xuất kho bắt đầu khi bộ phận kho nhận được đơn hàng, phiếu yêu cầu xuất vật tư hoặc lệnh cấp hàng cho sản xuất.
Nhân viên phải kiểm tra thông tin về mã hàng, số lượng, lô hàng, vị trí lưu trữ và yêu cầu giao hàng. Đồng thời, lượng tồn thực tế phải được xác nhận trước khi tiến hành lấy hàng.
Đối với doanh nghiệp có nhiều đơn mỗi ngày, việc chuẩn hóa yêu cầu xuất kho giúp tránh tình trạng lấy nhầm hàng hoặc xử lý trùng đơn.
Bước 6: Soạn và kiểm tra hàng
Dựa trên yêu cầu xuất kho, nhân viên tiến hành picking – lấy hàng từ các vị trí lưu trữ.
Hàng sau khi lấy nên được tập kết tại khu vực kiểm tra. Nhân viên đối chiếu lại mã SKU, số lượng, tình trạng sản phẩm, số lô hoặc hạn sử dụng trước khi đóng gói và bàn giao.
Với kho có quy mô lớn, đường đi lấy hàng cũng cần được tối ưu nhằm giảm thời gian di chuyển của nhân viên và thiết bị nâng hạ.
Bước 7: Xuất hàng và cập nhật số liệu
Sau khi kiểm tra hoàn tất, hàng được bàn giao cho bộ phận vận chuyển, sản xuất hoặc khách hàng.
Phiếu xuất kho phải được xác nhận đầy đủ, đồng thời số lượng tồn phải được cập nhật ngay trên hệ thống. Nếu xuất 50 sản phẩm nhưng hệ thống chưa trừ 50 sản phẩm tương ứng, dữ liệu tồn kho sẽ không còn phản ánh đúng thực tế.
Do đó, một quy trình quản lý kho hoàn chỉnh phải kết thúc bằng việc cập nhật và đối chiếu dữ liệu sau khi hàng rời khỏi kho.
Các nguyên tắc cần áp dụng trong quy trình quản lý kho
Bên cạnh xây dựng sơ đồ, doanh nghiệp hãy thiết lập các nguyên tắc vận hành thống nhất. Một số nguyên tắc thường được sử dụng gồm:
- FIFO: Hàng nhập trước được ưu tiên xuất trước, phù hợp với nhiều loại hàng có thời gian lưu kho nhất định.
- FEFO: Hàng có hạn sử dụng gần nhất được xuất trước, thường được áp dụng với thực phẩm, dược phẩm và sản phẩm có hạn sử dụng.
- LIFO: Hàng nhập sau được xuất trước, chỉ phù hợp với một số mô hình và loại hàng nhất định.
- Phân loại theo SKU: Mỗi loại hoặc biến thể hàng hóa được gắn mã riêng để dễ nhận diện và kiểm soát.
- Mã hóa vị trí: Kệ, dãy, tầng và ô chứa hàng nên có mã cụ thể để nhân viên nhanh chóng tìm được sản phẩm.
- Phân khu rõ ràng: Nên tách khu nhập hàng, lưu trữ, soạn hàng, đóng gói, hàng lỗi và khu chờ xuất.
- Kiểm soát chứng từ: Mọi hoạt động nhập – xuất cần có căn cứ và được ghi nhận đầy đủ.
- Kiểm kê định kỳ: Đối chiếu hàng thực tế với dữ liệu trên hệ thống để phát hiện chênh lệch.
Những lỗi thường gặp khi xây dựng sơ đồ quy trình quản lý kho
1 – Quy trình nhập – xuất chồng chéo: Luồng hàng nhập và xuất giao cắt có thể gây ùn tắc, nhầm lẫn và làm tăng thời gian xử lý hàng.
2 – Hàng hóa không có vị trí cố định: Nhân viên đặt hàng vào vị trí trống tùy ý khiến quá trình tìm kiếm mất thời gian và dễ phát sinh thất lạc.
3 – Dữ liệu thực tế và hệ thống không đồng nhất: Hàng đã xuất nhưng chưa cập nhật hoặc nhập sai số lượng sẽ khiến doanh nghiệp khó xác định chính xác lượng tồn.
4 – Không quy định rõ trách nhiệm nhân sự: Khi nhiều người cùng xử lý một công đoạn nhưng không có người chịu trách nhiệm cụ thể, việc truy tìm nguyên nhân khi xảy ra sai sót trở nên khó khăn.
5 – Kiểm kê không thường xuyên: Sai lệch nhỏ có thể tích lũy trong thời gian dài. Đến khi kiểm kê tổng thể, số lượng chênh lệch có thể lớn và khó xác định nguyên nhân.
Mẫu sơ đồ quy trình quản lý kho theo từng mô hình
Không có một mẫu sơ đồ duy nhất phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Tùy đặc điểm hoạt động, quy trình có thể được điều chỉnh như sau:
Sơ đồ quản lý kho hàng bán lẻ
Nhận hàng -> Kiểm tra -> Nhập kho -> Phân loại -> Lưu trữ -> Nhận yêu cầu bổ sung -> Soạn hàng -> Đưa hàng ra khu bán -> Cập nhật tồn kho
Mô hình này cần chú trọng tốc độ bổ sung hàng và kiểm soát tồn kho giữa khu lưu trữ với khu vực bán hàng.
Sơ đồ quản lý kho nguyên vật liệu
Nhận nguyên vật liệu -> Kiểm tra -> Nhập kho -> Phân loại -> Lưu trữ -> Nhận yêu cầu cấp phát -> Xuất cho sản xuất -> Cập nhật tồn
Kho nguyên vật liệu cần kiểm soát chặt số lượng cấp phát nhằm đảm bảo dây chuyền sản xuất có đủ vật tư nhưng không dự trữ quá mức.
Sơ đồ quản lý kho thành phẩm
Nhận thành phẩm -> Kiểm tra -> Nhập kho -> Phân khu lưu trữ -> Nhận đơn xuất -> Picking -> Kiểm tra -> Đóng gói -> Xuất hàng
Điểm cần chú ý là liên kết dữ liệu giữa sản xuất, kho và bộ phận bán hàng để kiểm soát chính xác số lượng thành phẩm có thể xuất.
Sơ đồ quy trình quản lý kho thương mại điện tử
Nhập hàng -> Kiểm tra -> Put-away -> Nhận đơn -> Picking -> Kiểm tra -> Đóng gói -> Phân loại đơn -> Bàn giao vận chuyển -> Cập nhật tồn
Đặc thù của kho thương mại điện tử là số lượng đơn có thể lớn, nhiều SKU nhưng số sản phẩm trên mỗi đơn không quá nhiều. Vì vậy, tốc độ picking, đóng gói và phân loại đơn là những yếu tố cần được tối ưu.
Sơ đồ quản lý kho sản xuất
Nhập nguyên liệu -> Kiểm tra -> Lưu kho -> Cấp nguyên liệu -> Sản xuất -> Nhận thành phẩm -> Lưu kho thành phẩm -> Xuất hàng
So với các mô hình khác, kho sản xuất thường có nhiều luồng hàng liên kết với nhau. Doanh nghiệp cần quản lý đồng thời nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm để tránh gián đoạn sản xuất.
Câu hỏi thường gặp về sơ đồ quy trình quản lý kho
Câu hỏi 1: Doanh nghiệp nhỏ có cần xây dựng sơ đồ quản lý kho không?
Trả lời: Có. Dù chỉ có một kho nhỏ, việc quy định rõ cách nhập, sắp xếp, kiểm kê và xuất hàng vẫn giúp hạn chế nhầm lẫn. Quy trình có thể đơn giản hơn doanh nghiệp lớn nhưng nên được thống nhất để nhân viên dễ thực hiện.
Câu hỏi 2: Bao lâu nên kiểm kê kho một lần?
Trả lời: Không có một chu kỳ cố định cho mọi doanh nghiệp. Tần suất kiểm kê phụ thuộc vào giá trị hàng hóa, số lượng SKU và tốc độ xuất nhập. Ngoài kiểm kê tổng thể định kỳ, doanh nghiệp có thể kiểm kê luân phiên các nhóm hàng quan trọng với tần suất cao hơn.
Câu hỏi 3: FIFO và FEFO nên áp dụng khi nào?
Trả lời: FIFO phù hợp khi doanh nghiệp muốn ưu tiên hàng nhập trước xuất trước. FEFO ưu tiên sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất nên đặc biệt cần thiết đối với thực phẩm, dược phẩm và các loại hàng có thời hạn sử dụng rõ ràng.
Câu hỏi 4: Hệ thống kệ kho có ảnh hưởng đến quy trình quản lý kho không?
Trả lời: Có. Kệ kho quyết định trực tiếp đến cách phân khu, vị trí lưu trữ và phương thức lấy hàng. Một hệ thống kệ được bố trí hợp lý giúp tận dụng chiều cao kho, tạo lối đi rõ ràng, phân loại SKU khoa học và hỗ trợ nhân viên nhập – xuất hàng thuận tiện hơn.
Câu hỏi 5: Nên sử dụng loại kệ nào để tối ưu quy trình quản lý kho?
Trả lời: Tùy tải trọng, số lượng pallet, SKU và phương thức xuất nhập, doanh nghiệp có thể lựa chọn kệ kho trung tải, Selective, Double Deep, Drive In, VNA, Radio Shuttle hoặc kệ sàn Mezzanine. Việc lựa chọn cần dựa trên mặt bằng và hoạt động thực tế thay vì chỉ dựa vào diện tích kho.
Một sơ đồ quy trình quản lý kho rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hành trình của hàng hóa từ nhập, lưu trữ đến xuất kho. Bên cạnh quy trình, việc phân khu và lựa chọn hệ thống kệ phù hợp cũng đóng vai trò quan trọng trong tối ưu diện tích, sức chứa và tốc độ vận hành. Nếu doanh nghiệp đang cần thiết kế, cải tạo hoặc đầu tư hệ thống kệ kho, One Tech Group cung cấp đa dạng giải pháp từ kệ trung tải đến kệ công nghiệp tải nặng, đồng thời hỗ trợ khảo sát, thiết kế layout, sản xuất và lắp đặt theo mặt bằng thực tế.
