Quản trị kho hàng trong logistics là gì? 4 phương pháp phổ biến

Trong logistics, kho hàng giữ vai trò then chốt trong việc lưu trữ, điều phối và cung ứng hàng hóa. Quản trị kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, xử lý đơn hàng nhanh và kiểm soát tồn kho chính xác. Vì thế, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò, quy trình và những vấn đề thường gặp khi quản trị kho hàng trong logistics, từ đó tìm ra hướng tối ưu cho hệ thống của mình.

Quản trị kho hàng trong logistics là gì?

Quản trị kho hàng logistics là quá trình tổ chức, kiểm soát và tối ưu hoạt động lưu trữ, xuất nhập hàng hóa nhằm đảm bảo dòng chảy vật tư – sản phẩm diễn ra hiệu quả, đúng thời gian và tiết kiệm chi phí trong chuỗi cung ứng.

Lợi ích khi có hệ thống quản trị kho hàng trong logistics

Việc xây dựng kế hoạch quản trị kho hàng bài bản và chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Cụ thể là:

• Kiểm soát hàng hóa chính xác: Doanh nghiệp nắm rõ số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa theo thời gian thực, hạn chế thất thoát và sai sót trong quá trình xuất – nhập hàng khi có quy trình quản trị kho bài bản .
• Tối ưu không gian lưu trữ: Kế hoạch quản trị kho hợp lý giúp sắp xếp hàng hóa khoa học, tận dụng hiệu quả diện tích kho, giảm lãng phí không gian và hạn chế tình trạng tồn đọng không cần thiết.
• Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng: Với quy trình rõ ràng và vị trí hàng hóa được tổ chức logic, doanh nghiệp có thể xuất – nhập hàng nhanh chóng, giảm thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Quản trị kho chuyên nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp giảm chi phí nhân sự, giảm thiểu tồn kho dư thừa, tránh mua hàng không cần thiết và hạn chế chi phí phát sinh từ sai sót quản lý.
• Hỗ trợ ra quyết định kịp thời: Dữ liệu kho được cập nhật liên tục và chính xác để nhà quản lý đưa ra các quyết định nhập hàng, sản xuất, phân phối… một cách nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu thực tế.

Phân loại các phương pháp quản trị kho hàng trong logistics

Theo nguyên tắc nhập – xuất hàng

Phương pháp này sắp xếp và luân chuyển hàng hóa dựa trên thứ tự nhập và xuất. Đây là cách quản lý phổ biến, đảm bảo hàng hóa được lưu thông hợp lý, tránh tồn kho lâu ngày và giảm rủi ro hư hỏng.

Các phương pháp quản lý kho hàng theo nguyên tắc xuất nhập hàng:

• FIFO (First In – First Out): Hàng nhập trước xuất trước, phù hợp với sản phẩm có hạn sử dụng.
• LIFO (Last In – First Out): Hàng nhập sau xuất trước, dùng cho hàng không chịu ảnh hưởng bởi thời gian.
• FEFO (First Expired – First Out): Xuất theo ngày hết hạn gần nhất, phù hợp với thực phẩm, dược phẩm.

Theo giá trị sản phẩm

Phân loại hàng hóa theo giá trị giúp doanh nghiệp tập trung kiểm soát nhóm hàng quan trọng, có giá trị cao. Nhờ đó, nguồn lực quản lý được phân bổ hợp lý, tránh lãng phí thời gian vào những mặt hàng ít ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Các phương pháp quản lý kho hàng theo theo giá trị sản phẩm – Phân loại ABC:

• A: Giá trị cao, cần kiểm soát chặt
• B: Giá trị trung bình, kiểm soát định kỳ
• C: Giá trị thấp, kiểm soát linh hoạt

Theo nhu cầu và thời gian sử dụng

Doanh nghiệp sẽ chủ động nhập hàng theo kế hoạch sử dụng thực tế, tránh tồn kho dư thừa khi áp dụng phương pháp này. Đồng thời, nó hỗ trợ cân bằng giữa chi phí mua hàng, lưu kho và duy trì nguồn hàng ổn định.

Các phương pháp quản lý kho hàng theo nhu cầu và thời gian:

• JIT (Just In Time): Nhập hàng đúng lúc cần dùng, giảm tồn kho.
• EOQ (Economic Order Quantity): Quản lý tồn kho dựa trên số lượng đặt hàng tối ưu, cân bằng giữa chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng.

Theo mức độ ứng dụng công nghệ

Tùy vào quy mô và năng lực, doanh nghiệp có thể quản lý kho theo hướng thủ công, bán tự động hoặc tự động hóa hoàn toàn. Việc áp dụng công nghệ giúp nâng cao độ chính xác, tiết kiệm nhân công và tối ưu hiệu suất vận hành.

Các phương pháp quản lý kho hàng theo mức độ ứng dụng công nghệ:

• Quản lý thủ công: Sổ sách, Excel – thường áp dụng cho kho nhỏ.
• Quản lý bán tự động: Kết hợp mã vạch, phần mềm đơn giản.
• Quản lý tự động (WMS, ERP, RFID, AS/RS): Dùng cho kho lớn, yêu cầu chính xác và xử lý nhanh.

Xây dựng kế hoạch quản trị kho hàng trong logistics

Bước 1: Xác định mục tiêu quản trị kho hàng

Trước khi bắt tay vào thiết kế hay triển khai bất kỳ hệ thống nào, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu quản trị kho hàng là gì. Những mục tiêu phổ biến bao gồm: tối ưu hóa không gian lưu trữ, kiểm soát hàng hóa chính xác, giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, đảm bảo an toàn kho, hoặc đơn giản là giảm chi phí vận hành logistics.

Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp định hướng toàn bộ các bước tiếp theo. Nếu mục tiêu không rõ ràng, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng triển khai dàn trải, tốn kém nhưng thiếu hiệu quả thực tế. Đây là bước quan trọng đầu tiên để đảm bảo việc quản trị kho hàng không chỉ mang tính đối phó, mà thực sự là một phần chiến lược trong toàn chuỗi cung ứng.

Bước 2: Đánh giá hiện trạng kho và hệ thống vận hành

Để xây dựng kế hoạch phù hợp, doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc đánh giá toàn diện hiện trạng kho hàng hiện có. Điều này bao gồm việc khảo sát mặt bằng kho, diện tích sử dụng, hệ thống giá kệ hiện tại, thiết bị vận chuyển – bốc dỡ như xe nâng, pallet, băng tải, cùng các công cụ hỗ trợ như mã vạch, cảm biến,… Ngoài ra, cũng cần xem xét luồng di chuyển hàng hóa, hiệu quả bố trí kho, quy trình xuất – nhập hàng, tốc độ xử lý đơn và độ chính xác trong kiểm kê.

Khi đánh giá đúng hiện trạng, doanh nghiệp sẽ biết được điểm mạnh cần phát huy và điểm yếu cần cải thiện. Đây là cơ sở quan trọng để đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn – tránh lãng phí chi phí vào những hạng mục không cần thiết, đồng thời tăng khả năng vận hành thực tế sau khi cải tiến.

Bước 3: Thiết kế sơ đồ kho và phân khu chức năng khoa học

Một hệ thống kho hoạt động hiệu quả luôn bắt đầu từ sơ đồ mặt bằng hợp lý và luồng di chuyển hàng hóa tối ưu. Thiết kế sơ đồ kho không chỉ đơn giản là đặt các kệ sao cho vừa diện tích, mà còn cần tính toán đến hướng xuất – nhập, tần suất luân chuyển hàng, và khoảng cách vận chuyển nội bộ.

Kho nên được chia thành các khu chức năng riêng biệt: khu tiếp nhận hàng, khu kiểm tra – phân loại, khu lưu trữ ngắn hạn hoặc dài hạn, khu đóng gói, và khu xuất hàng. Việc tổ chức rõ ràng giúp giảm thời gian tìm kiếm, xử lý hàng, tránh nhầm lẫn và giảm tải áp lực cho nhân viên kho.

Ngoài ra, cần tính toán khoảng cách giữa các dãy kệ sao cho đủ để xe nâng, nhân viên và hàng hóa di chuyển thuận tiện mà vẫn tối ưu được không gian. Thiết kế tốt là nền tảng cho vận hành hiệu quả.

Bước 4: Lựa chọn phương pháp quản trị và công nghệ hỗ trợ

Tùy vào đặc thù sản phẩm, quy mô doanh nghiệp và mục tiêu đề ra, mỗi kho hàng sẽ cần một phương pháp quản trị phù hợp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các nguyên tắc quản lý như: theo thứ tự nhập – xuất hàng, theo giá trị hàng hóa, theo hạn sử dụng hoặc theo nhu cầu tiêu thụ. Chọn đúng phương pháp để kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn và hạn chế tồn kho không cần thiết.

Bên cạnh đó, ứng dụng công nghệ là yếu tố không thể thiếu trong quản trị kho hiện đại. Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS), mã vạch, QR code, cảm biến RFID, thậm chí là hệ thống giá kệ kho hàng thông minh như radio shuttle, AS/RS sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, giảm phụ thuộc vào nhân công, tăng độ chính xác và khả năng truy xuất dữ liệu nhanh chóng. Công nghệ phù hợp sẽ nâng tầm năng suất kho.

Bước 5: Thiết lập quy trình vận hành chuẩn (SOP), đào tạo nhân sự

Khi hệ thống kho đã được sắp xếp hợp lý, điều quan trọng tiếp theo là xây dựng các quy trình vận hành chuẩn (Standard Operating Procedures – SOP) cho mọi hoạt động trong kho. Mỗi bước như nhập hàng, kiểm tra, lưu trữ, kiểm kê, xuất hàng,… cần được mô tả rõ ràng và thực hiện thống nhất giữa các nhân viên. SOP giúp giảm thiểu nhầm lẫn, đảm bảo hiệu suất ổn định và tạo nền tảng để đào tạo nhân sự mới dễ dàng hơn.

Bên cạnh việc có quy trình rõ ràng, doanh nghiệp cũng cần đào tạo định kỳ cho đội ngũ quản lý kho, thủ kho, nhân viên bốc xếp và nhân sự vận hành thiết bị. Kiến thức về sử dụng phần mềm, thiết bị, kỹ năng xử lý tình huống và tư duy cải tiến,… Từ đó bộ máy vận hành sẽ trơn tru, chuyên nghiệp hơn.

Bước 6: Theo dõi, đánh giá hiệu quả và cải tiến liên tục

Bất kỳ kế hoạch nào cũng cần có cơ chế đo lường và cải tiến để phát huy hiệu quả lâu dài. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống các chỉ số đánh giá hiệu quả quản trị kho như: tốc độ xuất – nhập hàng, độ chính xác kiểm kê, tỷ lệ đơn hàng giao sai, thời gian xử lý đơn, chi phí lưu kho, tỷ lệ tồn kho chết,… Các số liệu này giúp nhà quản lý đánh giá được mức độ hiệu quả thực tế so với mục tiêu ban đầu.

Dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại quy trình, nâng cấp phần mềm, tái đào tạo nhân sự hoặc đầu tư thêm thiết bị khi cần thiết. Quản trị kho hàng không phải là việc làm một lần rồi để đó, mà là quá trình cải tiến liên tục nhằm thích ứng với biến động của thị trường, yêu cầu khách hàng và tốc độ phát triển của doanh nghiệp.

Những vấn đề hay gặp trong quản trị kho hàng logistics

Xuất nhầm hàng cho khách

Do thiếu đối chiếu kỹ mã hàng, nhầm vị trí lưu trữ hoặc không có phần mềm kiểm soát, nhân viên dễ xuất sai sản phẩm, đặc biệt với các mặt hàng có mẫu mã, kích thước gần giống nhau. Điều này làm tăng chi phí đổi trả, gây mất uy tín và gián đoạn đơn hàng.

Giải pháp: Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho có mã vạch, kết hợp kiểm tra hai bước trước khi giao hàng.

Hàng lưu kho lâu bị hỏng, hết hạn

Với sản phẩm có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm hoặc linh kiện điện tử, việc không áp dụng nguyên tắc xuất hàng đúng thứ tự (như FIFO) khiến hàng lưu kho lâu bị hết hạn, xuống cấp hoặc lỗi thời. Doanh nghiệp phải chịu chi phí hủy hàng và tổn thất tài sản.

Giải pháp: Áp dụng quy tắc FIFO hoặc FEFO, kiểm kê định kỳ và thiết lập cảnh báo hàng sắp hết hạn trong hệ thống.

Mất nhiều thời gian tìm hàng trong kho

Thiếu sơ đồ kho hoặc hệ thống định vị vị trí khiến nhân viên mất nhiều thời gian tìm hàng, nhất là trong kho lớn. Điều này không chỉ làm chậm đơn hàng mà còn gây áp lực cao trong giờ cao điểm hoặc khi cần xuất gấp cho khách.

Giải pháp: Thiết kế sơ đồ kho logic, đánh mã vị trí rõ ràng, dùng phần mềm có chức năng định vị để tìm hàng nhanh.

Tồn kho ảo, hệ thống không khớp thực tế

Sử dụng Excel hoặc phần mềm đơn giản không liên kết dữ liệu thời gian thực khiến hàng đã xuất vẫn còn trên hệ thống, hoặc đã nhập nhưng chưa cập nhật. Hệ quả là nhà quản lý đưa ra quyết định sai như đặt hàng thừa, hoặc không kịp bổ sung khi hàng sắp hết.

Giải pháp: Triển khai phần mềm quản lý kho thời gian thực (WMS), đảm bảo mọi thao tác đều được ghi nhận và đồng bộ.

Hàng dễ vỡ bị hỏng do sắp xếp sai

Một số mặt hàng như chai lọ thủy tinh, thiết bị điện tử,… bị đặt chồng quá cao, kê nghiêng hoặc không có lớp đệm phù hợp dẫn đến vỡ, móp méo. Thiếu quy chuẩn sắp xếp khiến hàng hư hỏng ngay trong kho dù chưa được vận chuyển.

Giải pháp: Hướng dẫn lưu kho theo từng nhóm hàng đặc thù, sử dụng khay đệm, pallet nhựa, kệ có vách ngăn phù hợp.

Nhập hàng không kiểm đếm kỹ

Khi nhập hàng, nhân viên không kiểm soát kỹ giữa hàng thực tế và hóa đơn giao nhận (phiếu nhập), dẫn đến tình trạng thừa – thiếu số lượng hoặc nhập sai mã. Nếu không phát hiện kịp, sai sót sẽ ảnh hưởng chuỗi cung ứng sau đó.

Giải pháp: Áp dụng quy trình nhập 2 bước: kiểm – đếm – đối chiếu. Có thể dùng máy quét mã vạch để xác nhận số lượng.

Bàn giao kho không rõ khi đổi nhân sự

Việc không có quy trình bàn giao khi thay đổi nhân sự kho khiến số lượng hàng hóa không được xác minh lại, dẫn đến mâu thuẫn, nghi ngờ gian lận hoặc thiếu hụt không rõ nguyên nhân. Đây là lỗ hổng nghiêm trọng nếu không có cơ chế giám sát tồn kho thường xuyên.

Giải pháp: Quy định kiểm kê và lập biên bản bàn giao tồn kho khi có thay đổi nhân sự phụ trách kho.

Xem thêm: Top các mẫu kệ kho logistics độ bền cao, tối ưu không gian

One Tech Group – Cung cấp kệ kho phục vụ quản trị logistics

Trải qua hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối giá kệ, One Tech Group là đơn vị uy tín chuyên cung cấp các giải pháp kệ kho hiện đại, phù hợp với nhu cầu quản trị logistics ngày nay.

Từ những hệ thống kệ tiêu chuẩn như kệ Selective, kệ Double Deep, kệ Drive-in đến các mẫu kệ kho thông minh như kệ con lăn, kệ Radio Shuttle hay kệ AS/RS, One Tech Group chúng tôi đáp ứng đa dạng quy mô và loại hình kho hàng – từ kho công nghiệp, kho sản xuất đến kho trung tâm phân phối hàng hóa.

Kệ do One Tech Group sản xuất có khả năng chịu lực tốt, linh hoạt trong điều chỉnh kích thước, dễ kết hợp với thiết bị tự động hóa và phần mềm quản lý kho. Đặc biệt, công ty còn hỗ trợ thiết kế sơ đồ kho, tư vấn bố trí luồng di chuyển tối ưu và thi công lắp đặt trọn gói trên toàn quốc.

One Tech Group cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng, tiết kiệm chi phí và tối ưu năng lực vận hành trong toàn bộ chuỗi logistics.

Quản trị kho hàng là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ hệ thống logistics, tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và chi phí vận hành của doanh nghiệp. Qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan về vai trò, các bước triển khai cũng như những vấn đề cần lưu ý khi xây dựng hệ thống quản trị kho hàng trong logistics hiệu quả. Dù là doanh nghiệp vừa hay lớn, việc đầu tư bài bản vào quản trị kho sẽ giúp nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu dòng chảy hàng hóa và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.