Quy trình xuất kho là khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Việc thực hiện xuất kho nhanh chóng, chính xác không chỉ giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng mà còn đảm bảo quản lý chặt chẽ hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa vận hành. Hãy theo dõi bài viết sau để nắm được các bước xuất kho chuẩn nhất.
Nội dung
Xuất kho là gì?
Xuất kho là hoạt động đưa hàng hóa, vật tư ra khỏi kho theo yêu cầu sử dụng, tiêu thụ hoặc điều chuyển, được thực hiện theo các quy định, quy trình đã được thiết lập và có chứng từ hợp lệ đi kèm.
Quản lý xuất kho hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động, tài chính và dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp.
6 bước trong quy trình xuất kho đạt chuẩn
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho
Khi có yêu cầu xuất kho, người có trách nhiệm cần thực hiện các hoạt động sau:
- Nhận đơn yêu cầu xuất kho: Từ bộ phận bán hàng, sản xuất hoặc các phòng ban nội bộ
- Kiểm tra tính hợp lệ: Xác nhận đơn yêu cầu có đầy đủ thông tin và chữ ký phê duyệt
- Xác nhận thẩm quyền: Kiểm tra người yêu cầu có đủ thẩm quyền để yêu cầu xuất kho
- Kiểm tra tình trạng tồn kho: Đối chiếu với số liệu tồn kho để đảm bảo đủ hàng xuất
Bước 2: Lập phiếu nhập kho
Dựa trên yêu cầu xuất kho đã được duyệt, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho. Đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:
- Tên đơn vị, địa chỉ.
- Tên phiếu: “PHIẾU XUẤT KHO”.
- Số phiếu, ngày lập phiếu.
- Thông tin người nhận hàng.
- Lý do xuất kho.
- Bảng kê chi tiết hàng hóa xuất kho (tên, mã, đơn vị tính, số lượng yêu cầu, số lượng thực tế, đơn giá,…).
- Chữ ký của các bên liên quan (người lập phiếu, người duyệt, thủ kho, người nhận).
Sau đó, phiếu xuất kho cần được trình ký duyệt bởi người đứng đầu. Ví dụ như: quản lý kho, kế toán trưởng,…
Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa
Xác định vị trí hàng là bước đầu tiên trong quy trình xuất kho, giúp tìm chính xác hàng hóa cần xuất dựa trên hệ thống quản lý kho. àng hóa được lựa chọn theo các nguyên tắc quản lý như FIFO (First In First Out) – xuất hàng nhập trước hoặc FEFO (First Expired First Out) – ưu tiên xuất hàng gần hết hạn trước để đảm bảo chất lượng và giảm thiểu hao hụt.
Trước khi xuất kho, kiểm tra hàng hóa là khâu quan trọng để đảm bảo số lượng, chất lượng đúng theo yêu cầu. Hàng hóa sau khi kiểm tra được đánh dấu và tập kết tại khu vực xuất hàng, giúp quá trình giao nhận diễn ra nhanh chóng và chính xác.
>>>> Xem thêm: 5 bước trong quy trình nhập kho chi tiết và đạt chuẩn nhất
Bước 4: Xuất kho và giao hàng
Đối chiếu hàng hóa
Thủ kho và người nhận hàng đối chiếu số lượng, chất lượng hàng hóa thực tế với thông tin trên phiếu xuất kho. Nếu có sai lệch, lập biên bản ghi rõ tình trạng sai lệch và thông báo cho các bên liên quan.
Giao hàng
Giao hàng cho người nhận hàng.
Yêu cầu người nhận hàng ký xác nhận vào phiếu xuất kho.
Bước 5: Cập nhập thông tin vào hệ thống
Cập nhật thông tin vào hệ thống là bước quan trọng để quản lý hàng tồn kho chính xác. Dữ liệu từ phiếu xuất kho như số lượng thực tế, thông tin người nhận được nhập đầy đủ vào hệ thống quản lý. Sau khi cập nhật, hệ thống tự động điều chỉnh số lượng hàng tồn, đồng thời cần kiểm tra lại số liệu để đảm bảo không xảy ra sai sót.
Bước 6: Lưu trữ chứng từ
Phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan (yêu cầu xuất kho, biên bản kiểm kê,…) phải được lưu trữ kín đáo theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật.
Sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian hoặc theo loại hàng hóa để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
- Tham khảo thêm các mẫu giá kệ kho hàng
Tầm quan trọng khi xây dựng quy trình xuất kho đạt chuẩn
Quy trình xuất kho đạt chuẩn đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng và vận hành doanh nghiệp.
- Đảm bảo giao hàng chính xác và đúng hạn: Một quy trình xuất hàng trong kho đạt chuẩn giúp đảm bảo rằng hàng hóa được giao đến tay khách hàng đúng thời gian, đúng số lượng và đúng chất lượng. Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn duy trì sự hài lòng và niềm tin từ họ.
- Giảm thiểu sai sót: Khi quy trình được thiết lập rõ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt, các lỗi như giao nhầm hàng, thiếu hàng hoặc hư hỏng hàng hóa sẽ được hạn chế tối đa
- Tối ưu hóa chi phí: Một quy trình hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và các nguồn lực khác trong quá trình xuất kho. Doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để giảm chi phí vận hành và tăng hiệu quả kinh tế.
- Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Việc giao hàng đúng cam kết nhờ quy trình xuất kho chuẩn mực sẽ tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt khách hàng, từ đó nâng cao uy tín thương hiệu.
- Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho và lập kế hoạch: Quy trình xuất hàng trong kho đạt chuẩn cung cấp dữ liệu chính xác về lượng hàng xuất đi, giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Việc lập kế hoạch sản xuất và mua sắm nguyên vật liệu trở nên khoa học và hợp lý hơn.
>>>> Xem thêm: Phiếu xuất kho là gì? Các loại phiếu xuất kho thông dụng
Quy trình xuất kho có thể thay đổi tùy theo loại hình kinh doanh hoặc yêu cầu cụ thể của từng công ty. Tuy nhiên, các bước trên là nền tảng cơ bản để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng.
