Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho là một trong những khâu quan trọng nhất trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, chi phí vận hành và hiệu quả kinh doanh. Một quy trình bảo quản khoa học không chỉ giúp duy trì chất lượng hàng hóa mà còn tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thiểu hao hụt và nâng cao năng suất lao động.
Nội dung
Phần I: Quy trình nhập kho
Tiếp nhận, đánh giá chất lượng hàng hóa
Khâu tiếp nhận hàng hóa là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý kho. Việc kiểm tra kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp tránh những rủi ro không mong muốn về sau.
Khi hàng hóa đến kho, nhân viên kho tiến hành tiếp nhận và kiểm tra kỹ lưỡng. Hoạt động này bao gồm đối chiếu số lượng, chủng loại hàng hóa với hóa đơn, phiếu giao hàng hoặc hợp đồng.
Đồng thời, việc kiểm tra chất lượng được thực hiện để phát hiện các vấn đề như hư hỏng, vỡ, rách, hoặc hàng hóa hết hạn sử dụng. Mọi sai lệch hoặc lỗi được ghi nhận để báo cáo và phối hợp xử lý với nhà cung cấp.
Phân loại và dán nhãn sản phẩm
Sau khi đã xác nhận chất lượng, hàng hóa cần được phân loại và dán nhãn một cách khoa học để thuận tiện cho việc quản lý sau này.
Nguyên tắc phân loại:
- Theo tính chất sản phẩm: hàng khô, hàng tươi sống, hàng dễ vỡ, hàng độc hại
- Theo nhóm sản phẩm: thực phẩm, điện tử, may mặc, dược phẩm
- Theo tần suất xuất nhập: hàng quay vòng nhanh, hàng quay vòng chậm
- Theo điều kiện bảo quản: nhiệt độ thường, làm lạnh, đông lạnh
Quy trình dán nhãn:
- Sử dụng mã vạch hoặc mã QR để dễ dàng quét và tra cứu
- Ghi rõ thông tin: tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng
- Đảm bảo nhãn được dán ở vị trí dễ nhìn thấy và không bị che khuất
- Sử dụng màu sắc khác nhau để phân biệt các nhóm sản phẩm hoặc mức độ ưu tiên
Cập nhập trên hệ thống quản lý hàng hóa
Hệ thống quản lý kho được cập nhật đầy đủ thông tin về hàng hóa. Lưu trữ liệu về số lượng, vị trí lưu trữ, và trạng thái hàng hóa. Mỗi sản phẩm được gán mã định danh (SKU – Stock Keeping Unit) để dễ dàng theo dõi.
Dữ liệu được đồng bộ hóa, cho phép các bộ phận liên quan như kế toán hoặc bán hàng truy cập. Việc cập nhật chính xác giúp tránh tình trạng tồn kho ảo hoặc khó khăn trong việc tìm kiếm hàng hóa.
Phần II: Quy trình sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho
Các nguyên tắc sắp xếp
- FIFO (First-In, First-Out): Nguyên tắc nhập trước – xuất trước trong quản lý hàng hóa.
- FEFO (First – Expired, First – Out): Hàng có hạn sử dụng gần nhất, xuất trước (Ưu tiên hàng đầu cho ngành siêu thị).
- Phân khu rõ ràng: Sắp xếp hàng hóa theo từng khu vực đã được quy hoạch.
- Dễ thấy – Dễ lấy – Dễ kiểm tra: Lối đi thông thoáng, nhãn hàng quay ra ngoài.
- An toàn: Hàng nặng xếp dưới, hàng nhẹ xếp trên. Không xếp hàng quá cao, quá tải trọng của kệ.
Tổ chức các khu vực lưu trữ
Khu vực kho khô (Dry Storage):
Điều kiện: Nhiệt độ phòng (khoảng 20 – 25°C), độ ẩm dưới 60%, thoáng khí, tránh ánh nắng trực tiếp.
Mặt hàng: Gạo, mì, đồ hộp, bánh kẹo, sữa bột, nước giải khát…
Quy định: Hàng cách tường > 20cm, cách sàn > 15cm (trên pallet/kệ).
Khu vực kho mát (Cool Storage):
Điều kiện: Nhiệt độ từ 0°C – 5°C.
Mặt hàng: Rau củ quả, trái cây, sữa tươi, sản phẩm từ sữa, thịt nguội…
Quy định: Không để lẫn lộn các loại rau quả kỵ nhau. Bố trí hàng hóa hợp lý, đảm bảo luồng khí lạnh lưu thông hiệu quả.
Khu vực kho đông (Frozen Storage):
Điều kiện: Nhiệt độ ≤ -18°C.
Mặt hàng: Thịt, cá, hải sản, kem, thực phẩm đông lạnh…
Quy định: Cửa kho phải luôn đóng kín. Hạn chế thời gian mở cửa. Đảm bảo nhiệt độ ổn định, không để xảy ra tình trạng rã đông rồi cấp đông lại.
Khu vực hàng hóa đặc biệt:
Hóa phẩm, chất tẩy rửa: Lưu trữ tách biệt hoàn toàn với thực phẩm để tránh nhiễm chéo. Khu vực cần thông gió tốt.
Hàng dễ vỡ: Có biển báo rõ ràng, xếp ở khu vực riêng, ít va chạm.
Hàng giá trị cao: (Rượu ngoại, mỹ phẩm đắt tiền…) có thể cần khu vực có khóa hoặc camera giám sát riêng.
Tuân thủ các quy định về vệ sinh và an toàn kho
Kho được vệ sinh định kỳ để ngăn chặn côn trùng, bụi bẩn, hoặc nấm mốc. Hệ thống thông gió, kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm được duy trì phù hợp với từng loại hàng hóa. Thiết bị phòng cháy chữa cháy như bình chữa cháy và đầu phun nước được trang bị đầy đủ, đồng thời nhân viên được huấn luyện về an toàn lao động. Các biện pháp này giúp bảo vệ hàng hóa và đảm bảo an toàn cho nhân viên.
Xem thêm: Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Phần III: Quy trình quản lý và kiểm soát tồn kho
Kiểm tra định kỳ
Kiểm tra định kỳ được thực hiện để phát hiện sớm các vấn đề về hàng hóa hoặc cơ sở vật chất.
Kiểm tra hàng ngày tập trung vào tình trạng hàng hóa, lối đi, và thiết bị trong kho. Kiểm tra hàng tuần đánh giá chi tiết hơn về chất lượng, đặc biệt với các sản phẩm dễ hỏng. Kiểm tra hàng tháng hoặc hàng quý đối chiếu toàn bộ kho với hệ thống.
Quy trình này giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề như hư hỏng, ẩm mốc, hoặc sai lệch số liệu.
Xử lý hàng hóa không đạt chuẩn
- Hàng hết hạn sử dụng
Tách biệt ngay khỏi khu vực lưu trữ chính.
Ghi nhận vào sổ sách và thông báo cho quản lý.
Xử lý theo quy định pháp luật (tiêu hủy hoặc trả nhà cung cấp).
- Hàng bị hư hỏng
Đánh giá mức độ hư hỏng: nhẹ, vừa, nặng.
Hàng hư hỏng nhẹ có thể khuyến mãi hoặc giảm giá.
Hàng hư hỏng nặng cần tiêu hủy theo đúng quy trình.
- Hàng không đúng chất lượng
Chủ động liên hệ với nhà cung cấp để kịp thời xử lý sự việc.
Tạm thời cách ly khỏi hàng hóa khác.
Soạn thảo biên bản mô tả chi tiết hiện trạng hàng hóa.
- Quy trình xử lý
Bước 1: Phát hiện và cách ly hàng lỗi
Bước 2: Ghi nhận chi tiết vào hệ thống
Bước 3: Thông báo cho bộ phận có liên quan
Bước 4: Thực hiện biện pháp xử lý phù hợp
Bước 5: Cập nhật lại số liệu tồn kho
Kiểm kê số lượng kho
Kiểm kê kho đảm bảo số liệu thực tế khớp với hệ thống. Kiểm kê toàn bộ thường được thực hiện hàng quý hoặc cuối năm. Kiểm kê theo chu kỳ tập trung vào từng khu vực hoặc loại hàng hóa theo lịch trình.
Công nghệ như mã vạch hoặc RFID được sử dụng để tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian. Việc kiểm kê thường xuyên giúp phát hiện sai lệch do lỗi nhập liệu, mất cắp, hoặc hư hỏng không được ghi nhận.
Phần IV: Quy trình xuất kho
Tiếp nhận yêu cầu xuất hàng
Quy trình xuất kho bắt đầu từ yêu cầu xuất hàng, thường đến từ bộ phận bán hàng, khách hàng, hoặc kế hoạch sản xuất.
Nhân viên kho xác nhận thông tin về loại hàng, số lượng, và thời gian giao. Tồn kho được kiểm tra để đảm bảo đủ hàng đáp ứng yêu cầu.
Lấy hàng hóa
Hàng hóa được lấy theo nguyên tắc FIFO hoặc FEFO, tùy thuộc vào loại sản phẩm. Hệ thống WMS hoặc bản đồ kho hỗ trợ xác định vị trí chính xác của hàng hóa, đảm bảo lấy đúng số lượng và loại hàng theo yêu cầu.
Kiểm tra trước khi xuất
Trước khi rời kho, hàng hóa được kiểm tra lần cuối về số lượng, chủng loại, và tình trạng bao bì.
Các giấy tờ liên quan như phiếu xuất kho hoặc hóa đơn được chuẩn bị đầy đủ. Việc kiểm tra kỹ lưỡng giúp tránh giao nhầm hàng hoặc giao hàng lỗi, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Cập nhập lên hệ thống
Sau khi xuất kho, hệ thống quản lý kho được cập nhật để phản ánh chính xác số lượng tồn kho.
Việc này giúp tránh tình trạng tồn kho ảo, hỗ trợ việc theo dõi lịch sử xuất nhập và lập kế hoạch nhập/xuất hàng hiệu quả. Cập nhật kịp thời đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho.
Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho là chuỗi các bước liên kết chặt chẽ, từ nhập kho, sắp xếp, quản lý, đến xuất kho. Mỗi giai đoạn được thực hiện cẩn thận, tuân thủ nguyên tắc để đảm bảo chất lượng hàng hóa, giảm thiểu tổn thất, và tối ưu hóa hiệu quả vận hành. Việc áp dụng quy trình này vào thực tế giúp kho hàng hoạt động trơn tru, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và khách hàng.
