Hàng tồn kho không như nhiều người lầm tưởng chỉ là hàng hóa quá hạn hoặc tiêu thụ kém, chúng là tất cả các loại hàng được lưu trữ trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Một hệ thống quản lý hàng tồn hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian lưu trữ mà còn tăng cường khả năng kiểm soát, giảm chi phí và nâng cao năng suất. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hàng tồn trong kho và những phương pháp quản lý hiệu quả, từ đó đưa ra giải pháp tối ưu nhất.
Nội dung
Hàng tồn kho là gì?
Khi nhắc đến khái niệm hàng tồn kho, nhiều người nghĩ rằng đó chỉ là những sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ kém, hết hạn sử dụng hoặc bị hư lỗi không dùng được.
Để hiểu đúng hơn, hàng tồn trong kho thực chất là tài sản được lưu trữ trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Danh mục hàng tồn bao gồm: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hóa mua về bán.
Hàng tồn trong kho đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành của doanh nghiệp, cũng như sẽ là lợi thế cạnh tranh trong mắt khách hàng.
Các loại hình hàng tồn trong kho hiện nay
Hàng tồn kho an toàn/Hàng tồn kho đệm (safety stock/ buffer)
Là lượng hàng dự trữ để phòng ngừa những biến động không lường trước như nhu cầu tăng đột biến, chậm trễ trong cung ứng hoặc các sự cố khác. Việc đảm bảo hàng lưu kho ở mức an toàn làm giảm thiểu rủi ro hết hàng do:
- Sai lệch trong dự báo nhu cầu.
- Thời gian giao hàng chậm trễ từ nhà cung cấp.
- Sự cố sản xuất làm gián đoạn nguồn cung.
Ngưỡng tái cấp
Khi đạt đến mức hàng tồn kho nhất định, doanh nghiệp cần đặt hàng bổ sung để tránh tình trạng hết hàng trước khi nhận được lô hàng mới. Đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không cần phải giữ quá nhiều hàng tồn.
Công thức ước tính đơn giản: (Nhu cầu trung bình hàng ngày) x (Thời gian giao hàng trung bình) + Hàng tồn kho an toàn.
Hàng tồn theo chu kỳ (cycle stock)
Là lượng hàng tồn trong kho được sản xuất hoặc mua vào theo lô để đáp ứng nhu cầu trong một khoảng thời gian nhất định (một chu kỳ). Điều này giúp giảm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm khi sản xuất hoặc mua số lượng lớn.
Tách rời (de-coupling)
Loại hàng này giúp giảm ảnh hưởng của sự chậm trễ trong từng công đoạn sản xuất, đảm bảo các bộ phận hoạt động độc lập và không phụ thuộc quá nhiều vào nhau. Doanh nghiệp sẽ luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu tăng đột biến mà không bị gián đoạn nguồn cung.
Hàng tồn kho dự báo (anticipation stock)
Là hàng hóa được dự trữ trước để chuẩn bị cho nhu cầu tăng cao theo mùa vụ, các chương trình khuyến mãi hoặc sự kiện đặc biệt. Chẳng hạn như các doanh nghiệp bán lẻ thường nhập gấp đôi lượng hàng bánh kẹo để phục vụ các dịp tết Nguyên Đán.
Hàng tồn trên đường vận chuyển (pipeline stock)
Hàng hóa đang trên đường vận chuyển hoặc đang trong quá trình phân phối – đã rời khỏi kho nhưng chưa đến tay khách hàng.
Mặc dù đang trong quá trình vận chuyển, hàng hóa này vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp và cần được quản lý để đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn và tránh thất lạc.
Cách quản lý hàng tồn kho đơn giản, hiệu quả
Sử dụng phương pháp FIFO (Nhập trước – Xuất trước)
Ưu tiên xuất hàng theo nguyên tắc hàng nhập trước sẽ được xuất trước để giúp tránh tình trạng hàng hóa bị lỗi thời, hư hỏng, đặc biệt với hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm.
Thiết lập mức tồn kho an toàn
Xác định lượng hàng tối thiểu cần có để tránh gián đoạn sản xuất hoặc bán hàng. Tính toán dựa trên tốc độ tiêu thụ và thời gian nhập hàng từ nhà cung cấp.
Kiểm kê kho định kỳ
Thực hiện kiểm tra kho thường xuyên (hàng tuần/tháng/quý) để đảm bảo số liệu khớp với thực tế. Các phương pháp kiểm kê định kỳ phổ biến:
- Kiểm kê toàn bộ: Kiểm tra toàn bộ kho định kỳ (quý, năm).
- Kiểm kê xoay vòng: Chia nhỏ danh mục và kiểm tra từng phần theo lịch (mỗi ngày kiểm một nhóm sản phẩm).
Ứng dụng phần mềm quản lý kho
Dùng các phần mềm như KiotViet, Sapo, Odoo, Zoho Inventory để theo dõi số lượng hàng theo thời gian thực. Từ đó công tác kiểm soát kho chặt chẽ hơn, giảm sai sót và tối ưu quy trình nhập – xuất hàng.
Áp dụng phân loại hàng tồn theo phương pháp ABC
Chia hàng tồn kho thành 3 nhóm để quản lý hiệu quả:
- Nhóm A: Sản phẩm giá trị cao, cần theo dõi sát sao.
- Nhóm B: Sản phẩm giá trị trung bình, quản lý ở mức vừa phải.
- Nhóm C: Sản phẩm giá trị thấp, số lượng lớn, kiểm tra đơn giản hơn.
Đàm phán với nhà cung cấp để tối ưu hàng tồn kho
Làm việc với nhà cung cấp để có lịch giao hàng linh hoạt, tránh nhập hàng dồn dập gây tồn kho cao. Nên thỏa thuận nhập hàng theo từng đợt nhỏ thay vì nhập số lượng lớn một lúc.
Sử dụng hệ thống kệ kho công nghiệp hiện đại
Các hệ thống kho công nghiệp giúp tận dụng tối đa chiều cao kho hàng để mở rộng diện tích lưu trữ. Thiết kế đa tầng giúp sắp xếp hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp đồng thời phân loại sản phẩm một các khoa học. Tối ưu toàn bộ quy trình quản lý hàng tồn trong kho.
>>>> Xem thêm: Tồn kho an toàn là gì? Cách tính tồn kho an toàn chuẩn nhất
One Tech Group chuyên cung cấp kệ kho hàng uy tín
Để giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản lý hàng tồn kho, One Tech Group tự hào giới thiệu là đơn vị sản xuất và cung cấp giá kệ kho hàng uy tín hàng đầu Việt Nam. Với 12 năm kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi đã sở hữu nhà máy rộng 20.000m2, trang bị dây chuyền sản xuất tự động theo tiêu chuẩn châu Âu. One Tech cam kết chỉ đem tới cho khách hàng những sản phẩm giá kệ đạt tiêu chuẩn ISO với trọng tải lên tới hàng nghìn kg, đảm bảo an toàn và độ bền tối đa.
Một hệ thống giá kệ chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu không gian kho bãi mà còn tăng hiệu suất quản lý hàng tồn kho đáng kể. Những lợi ích vượt trội của hệ thống kệ kho bao gồm:
- Sắp xếp hàng hóa khoa học, tối ưu diện tích kho: Giúp tận dụng tối đa không gian theo chiều cao, tránh lãng phí diện tích mặt sàn.
- Dễ dàng quản lý, kiểm kê hàng hóa: Mọi sản phẩm được phân loại, sắp xếp gọn gàng, giúp quá trình nhập: xuất kho diễn ra nhanh chóng, chính xác.
- Bảo vệ hàng hóa, giảm thất thoát: Kệ kho giúp ngăn chặn tình trạng hư hỏng, thất thoát hàng do ẩm mốc, va đập hoặc chồng chất không hợp lý.
- Tăng năng suất làm việc: Nhân viên kho có thể dễ dàng tìm kiếm, lấy hàng mà không mất nhiều thời gian di chuyển hoặc tìm kiếm trong đống hàng lộn xộn.
- Linh hoạt mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu: Hệ thống giá kệ có thể thiết kế theo từng loại hàng hóa, từ hàng nhẹ đến hàng siêu nặng, đảm bảo phù hợp với mọi mô hình kho bãi.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn ở trong kho hiệu quả giúp giảm thất thoát, tối ưu không gian và nâng cao năng suất làm việc. Một trong những giải pháp quan trọng là sử dụng hệ thống kệ kho công nghiệp hiện đại để lưu trữ hàng hóa một cách khoa học, gọn gàng.
